24편에서 리밸런싱·DRIP 포함 포트폴리오 시트를 만들었다면, 이제는 가족과 안전하게 공유하고, 버전 충돌 없이 운영해야 합니다. 이번 25편은 시트를 배포 → 권한 → 공동 편집 → 버전 관리 → 백업의 순서로 표준화합니다. 간단한 규칙만 지키면 사고(덮어쓰기·삭제·유출)를 거의 막을 수 있습니다.
1) 배포 전략: ‘읽기본 + 작성분리’ 원칙
가족이 모두 같은 파일을 고치면 충돌이 잦습니다. 보기 전용 대시보드와 작성 전용 원본을 분리하세요. 원본은 2~3명만 편집하고, 대시보드는 가족 전체가 보도록 합니다. 이 구조만으로 실수·분쟁이 크게 줄어듭니다. 내부 링크로 시리즈 목차를 대시보드 첫 화면 하단에 붙여 학습 동선도 함께 제공합니다.
2) 권한 설계: 최소 권한·역할 고정
권한은 한 번 느슨해지면 다시 조이기 어렵습니다. 기본은 최소 권한입니다. 편집 권한은 투자 담당자(본인, 배우자) 2인까지만, 나머지는 보기 전용으로 시작합니다. 비밀번호·2FA(OTP) 등 보안은 14·16편 원칙을 그대로 적용하세요.
| 역할 | 권한 | 할 일 | 주기 |
|---|---|---|---|
| 오너(본인) | 소유·편집 | 월말 입력, 분기 점검, 연말 리밸런싱 | 월/분기/연 |
| 퍼실리테이터(배우자) | 편집 | 회의록·체크리스트, 로그 검수 | 월/분기 |
| 가족(성인) | 보기 | 대시보드 확인, ‘이번 달 할 일’ 참여 | 월 |
| 자녀 | 보기(일부 섹션) | 용돈·저축률 미니 대시보드 | 월 |
3) 파일/폴더 네이밍: YYYY-MM 규칙
시트가 쌓이면 이름이 경쟁력이 됩니다. YYYY-MM 체계를 쓰면 검색과 회귀가 쉬워집니다. 2025-01-포트폴리오-원본-v1, 2025-01-대시보드-뷰-v1처럼 앞에 연·월을 고정하세요. 리밸런싱·정책 문서는 YYYY-연간-리뷰로 별도 보관합니다.
| 범주 | 파일명 예시 | 비고 |
|---|---|---|
| 원본(편집) | 2025-01-포트폴리오-원본-v1 | 편집자 2인만 |
| 대시보드(보기) | 2025-01-대시보드-뷰-v1 | 가족 전체 공유 |
| 회의록 | 2025-01-가족회의록 | 15편 템플릿 |
| 백업 | 2025-01-포트폴리오-백업.xlsx | 오프라인/클라우드 2중 |
4) 버전 관리: 월 복제 → 소폭 수정 → 로그 기록
매월 업데이트할 때는 기존 파일을 복제해 새 달 이름으로 저장하고, 변경 내역을 버전 로그에 3줄로 남기세요. 실수로 되돌리거나, 분쟁 시 근거로 유용합니다. 시트를 한 파일 안에서 ‘버전 히스토리’로만 관리하면 외부 공유·보관에 취약해집니다.
[버전 로그(예)]
2025-01 v1 → v2: 환노출 계산식 오류 수정, 코어 목표 75% 재확인, 경고 규칙(#5) 색상 보정.
5) 공동 편집 규칙: 충돌 방지 5계명
협업은 사람이 하는 일입니다. 규칙이 문서화되어야 합니다. 아래 5가지를 시트 첫 탭(README) 상단에 넣어두세요.
- ① 편집은 오너/퍼실리테이터 2인만, 나머지는 코멘트
- ② 월말 1회만 데이터 입력(스냅샷), 중간값 금지
- ③ 계산식·조건부서식 변경 금지(요청 후 반영)
- ④ 시트 구조 변경 시 v+1로 분기
- ⑤ 액션은 ‘의사결정 노트’에 3줄 기록
6) 뷰/원본 분리 구현: 링크·보호·쿼리
대시보드 탭만 별도 파일로 연결(참조)하거나, 원본 내 시트 보호 기능을 써서 입력 칸만 열어두세요. 뷰 파일은 계산식·경고등만 보여주고, 입력은 차단합니다. 원본은 ‘자산군/거래/분배’만 입력 가능, 나머지는 잠금.
7) 변경 제안 워크플로우(코멘트→결정→반영)
가족이 개선 아이디어를 낼 수 있도록 코멘트 라벨을 쓰세요. [질문], [오류], [개선], [보안]처럼 4종 라벨만으로 충분합니다. 퍼실리테이터가 주간으로 수합하고, 오너가 월말 업데이트 때 반영·보류를 결정합니다. 결과는 ‘의사결정 노트’에 남깁니다.
| 라벨 | 예시 | 처리 |
|---|---|---|
| [질문] | 배당 세후 계산 방식? | 6편 링크로 안내 |
| [오류] | 환노출 합계 100% 초과 | 공식·검증 규칙 보정 |
| [개선] | KPI 카드 색상 대비 강화 | 다음 버전에 적용 |
| [보안] | 공유 대상 축소 요청 | 즉시 권한 점검 |
8) 백업·보관: 3-2-1 룰
금융 데이터는 유실·유출이 치명적입니다. 3-2-1 룰을 따르세요. 3개의 사본(원본·클라우드·오프라인), 2가지 매체(클라우드·외장), 1개는 오프사이트(다른 장소). 월 1회 자동 내보내기(.xlsx/.csv) + 분기별 오프라인 백업을 권장합니다.
- KISA – 비밀번호·2단계 인증·데이터 보안 수칙
- 금융감독원 – 피싱·사기 예방 안내
9) 개인정보 최소화: 마스킹·별도 보관
시트에는 계좌번호·주민번호·카드정보를 넣지 않습니다. 필요한 경우 마스킹(후반 4자리만)하고, 원본 증빙은 암호화 폴더에 별도 보관합니다. 대시보드는 합계·지표만 공개하세요. 공유 링크는 ‘링크 공개’가 아니라 이메일 초대 방식으로 제한합니다.
10) 버전 충돌·삭제 사고 대응 절차
사고는 예방이 최우선, 다음은 복구 절차입니다. ① 변경자·시간 확인(댓글/활동 로그) ② 즉시 읽기 전용 전환 ③ 이전 버전 복구 ④ ‘오류 로그’에 사고 원인·방지책 기록 ⑤ 권한 재점검. 16편의 오류 로그 템플릿을 그대로 활용하세요.
11) 배포 전 QA 체크리스트(프린트용)
- □ 원본/뷰 파일 분리(편집 2명·보기 전체)
- □ README(협업 5계명)와 버전 로그 탭 존재
- □ 입력 칸만 해제, 계산식·서식 잠금
- □ 파일명 YYYY-MM 규칙·폴더 구조 통일
- □ 자동 백업(.xlsx/.csv)·분기 오프라인 백업
- □ 공유는 이메일 초대, 링크 공개 금지
12) 사례: 4인 가족 협업 세팅
가정: 오너·배우자 편집, 성인 자녀 2명 보기. 원본 2025-01-포트폴리오-원본-v1, 대시보드 2025-01-대시보드-뷰-v1. 캘린더: 월말 잔고 입력 알림, 분기 권한 점검 알림(보안). 회의는 15편 워크숍으로 2시간 내 진행, 결정은 회의록+버전 로그에 동시 기록합니다. 다음 달에는 v2로 복제 후, 전월 파일은 ‘아카이브’ 폴더로 이동합니다.
내부·외부 참고
- 장기투자 시리즈 목차 – 14·15편(가족 대시보드·워크숍), 24편(시트 샘플)과 연동
- KISA – 계정 보안·랜섬웨어 가이드
FAQ
가족 모두 편집 권한을 주면 안 되나요?
가능하지만 사고 확률이 급증합니다. 처음엔 2인 편집·나머지 보기로 운영하고, 3개월 무사고 후 단계적으로 권한을 넓히세요. 그래도 계산식·서식은 잠금 유지가 안전합니다.
클라우드 없이 로컬만 써도 될까요?
가능하지만 복구·공유가 번거롭습니다. 최소한 월 1회 클라우드 백업과 분기 1회 오프라인 백업을 병행하는 3-2-1 룰을 권장합니다.
자녀가 볼 수 있는 범위는 어디까지가 좋을까요?
용돈·저축률·행동 체크리스트 등 교육 섹션만 공개하세요. 순자산·소득 등 민감 데이터는 비공개로 두고, 필요 시 그래프 일부만 스크린샷으로 공유합니다.
링크 공유(비밀번호 없음)가 편한데요?
편하지만 위험합니다. 이메일 초대·만료 날짜·다운로드 금지 설정을 사용하세요. 분기 1회 공유 대상 목록을 재점검하면 유출 리스크가 크게 줄어듭니다.
마무리: 협업은 ‘도구’보다 ‘규칙’
오늘은 ① 원본/뷰 분리 ② YYYY-MM 네이밍·폴더 통일 ③ 권한·백업·버전 로그 3종을 세팅하세요. 시트가 잘 돌아갈수록 장기투자 규칙은 더 오래 유지됩니다. 다음 26편에서는 시장 급변(환율·금리·세제 변경) 시 시트 핫픽스 절차를 소개해, 체계적으로 업데이트하는 방법을 안내합니다.
